Quelles décisions doivent être prises en assemblée ?

Les décisions suivantes doivent être prises collectivement par les associés :

• Augmentation, amortissement ou réduction du capital
• Fusion ou scission et les apports partiels d'actifs soumis au régime des scissions
• Nomination des commissaires aux comptes
• Approbation des comptes annuels et affectation des bénéfices
• Dissolution
• Transformation en une autre forme de société
• Modification ou adoption d'une clause d'agrément ou d'exclusion
• Examen de conventions conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou certains associés
• Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire prévoyant de manière temporaire que des actions ne peuvent pas être cédées
• Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire imposant des règles en cas de changement de contrôle de la société

Ces décisions peuvent être prises en assemblée ordinaire ou en assemblée extraordinaire.

Le type d'assemblée dépend de la nature de la décision. En effet, dès lors qu'une décision impacte les statuts de la société, elle est prise en assemblée extraordinaire. Les autres décisions sont prises en assemblée ordinaire.

Lorsque la société subit un plan de sauvegarde ou un redressement judiciaire, elle doit convoquer une assemblée générale pour soumettre à l'approbation des associés une des modification suivantes :

• Modification du capital social (exemple : réduction du capital social)
• Modification des statuts

Qui peut convoquer l'assemblée ?

Les assemblées doivent être convoquées par le président.

S'il ne convoque pas les associés, il pourra s'agir de l'une des personnes suivantes :

• Commissaire aux comptes, s'il y en a un
• Mandataire de justice désigné par les associés

Lorsque la société n'a pas de président ou que celui-ci est sous tutelle. Tout associé peut convoquer l'assemblée pour révoquer ou désigner le président de la société.

Comment sont convoquées les assemblées ?

Ce sont les statuts qui fixent les délais et les modes de convocation des assemblées d'associés. Les associés peuvent être convoqués par courrier ou par voie électronique.

Quelles sont les règles de majorité pour adopter les décisions ?

Ce sont les statuts qui fixent les modalités de prise des décisions :

• Quorum
• Majorité

• Représentation des associés (exemple : les cas dans lesquels un associé peut se faire représenter par un autre associé)

Certaines décisions sont toujours prises à l'unanimité :

• Modification ou adoption d'une clause d'agrément ou d'exclusion
• Examen de convention conclues entre la société et l'un de ses dirigeants ou certains associés
• Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire prévoyant de manière temporaire que des actions ne peuvent pas être cédées
• Toute adoption, modification ou suppression d'une clause statutaire imposant des règles en cas de changement de contrôle de la société

Autres cas particuliers où l'unanimité est requise

• Désignation d'un ou plusieurs commissaires aux apports dans la cadre d'une augmentation de capital en nature sans avoir à passer par le juge
• Augmentation du capital par élévation du montant nominal des actions s'il ne s'agit pas d'une incorporation de bénéfices, de réserves ou primes d'émission
• Opération de fusion ou de scission qui a pour effet d'augmenter les engagements des associés d'une ou de plusieurs sociétés
• Décision de ne pas établir un rapport écrit sur des opérations de fusion ou de scission concernant uniquement des SAS
• Désigner un expert indépendant chargé d'évaluer des actions dont la société projette le rachat dans la cadre d'un programme de rachat sans avoir à passer par le juge
• Changement de nationalité de la société

En cas de silence des statuts, les décisions suivantes doivent également être prises à l'unanimité :

• Modification des statuts
• Prorogation de la durée de la société
• Nomination du liquidateur après dissolution de la société
• Approbation des comptes annuels après la liquidation de la société

Faut-il établir un procès-verbal après chaque assemblée ?

Après chacune des assemblées d'associés, un procès-verbal contenant un certain nombre d'informations doit être rédigé pour établir une trace des décisions prises.

Il doit notamment comporter les informations suivantes :

• Date et lieu de réunion
• Nom, prénom et rôle du président
• Noms et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun
• Documents et rapports soumis à l'assemblée
• Résumé des débats
• Textes des résolutions mises aux voix (sujets sur lesquels les décisions doivent être prises)
• Résultat des votes

Ces décisions doivent être répertoriées dans le registre des procès-verbaux de la société.

Les associés peuvent décider dans les statuts de prendre les décisions collectives (toutes ou en partie) par le biais d'une consultation écrite.

Quelles sont les démarches préalables à la décision des associés ?

Avant qu'une décision par consultation écrite soit prise, un certains nombre de documents doivent être envoyés à chacun des associés.

Ces documents (rapport de gestion, textes des projets de décision, etc.) doivent obligatoirement être envoyés par lettre recommandée.

Les associés doivent donner leur vote par écrit dans un délai déterminé par les statuts. Il court généralement à partir de la réception des documents. Les statuts prévoient également un délai au-delà duquel en l'absence de réponse, les votes ne sont plus reçus et considérés comme une abstention.

Comment sont prises les décisions lors d'une consultation écrite ?

Une décision est adoptée dès lors que les associés ayant pris part au vote représentent plus de la moitié des parts sociales.

Faut-il établir un procès verbal ?

Un procès-verbal doit être établi après une consultation écrite.

Il contient les éléments suivants :

• Date des décisions
• Noms et prénoms des associés dont la réponse a été reçue dans le délai imparti et le nombre de voix détenues par chacun
• Documents et rapports soumis aux associés
• Date à laquelle les documents ont été envoyés et délai de réponse imparti
• Textes des résolutions à prendre
• Résultat de la consultation écrite pour chaque résolution proposée (chaque réponse doit être annexé au PV)

Le procès-verbal doit être signé par le ou les dirigeants.

Chaque procès-verbal doit ensuite être ajouté dans le registre des PV de la société.

Les associés peuvent prévoir dans les statuts que certaines décisions sont prises dans un acte unanime signé par tous les associés. Cette pratique est généralement utilisée dans la cas ou il y a un petit nombre d'associés.

Cette prise de décision est rapide et ne nécessite pas de convocation (comme c'est le cas pour une assemblée) ni de délai de réponse (comme pour une consultation écrite).